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十条实用的Word办公软件应用技巧

更新时间:2017-07-30来源:雷达下载

  通常情况下,我们在使用办公软件进行文档的编辑时,需要用到文字处理办公软件。目前,微软推出的Word办公软件,就我们在办公生活中最常见的一款文字处理软件。下面学习啦小编将我们日常使用中,积累的一些比较实用的技巧整理成文带给大家,希望对大家有所帮助。

  十条实用的Word办公软件应用技巧

  一、在Word中批量转换文档

  如果我们需要将很多Word生成的DOC文件,转化为TXT文件使用,而苦于往返于“打开/另存为”之间。那么,我们可以巧妙的在Word中批量的转换文档的。只要我们试着单击“文件”——“建立新文件”命令,打开"新建"文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键, 这样Word会使用其默认模板建立一个新文件,而不会打开“新建”文件对话框),点击“其它文档”标签,并双击其中的“转换向导”项目(但如果你的机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office2000或XP的安装程序,并会提示你插入Office2000光盘),再顺着向导一步一步操作。利用该向导,既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式,也可以将Word2000/XP格式批量转换至 Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件:WEB页文件:WPS文件:Lotus 1-2-3:Microsoft工作表:Outlook工作薄等,相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

  二、快速还原图片文件

  其实,我们利用Word办公软件,还可以非常方便地制作出图文并茂的作品,不过有时往往出于特殊需要(如出版:发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时,我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后存盘。这对于仅含有一个两个图片的文件尚可, 如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝:粘贴,相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击“文件”——“另存为Web页”命令,Word就会自动地把其中内置的图片以 “image001.jpg”:“image002.jpg”:“image003.jpg”:“image004.jpg”等文件,存放在以另存后的 WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。

  三、让Word认识WPS2000/WPS Office文件

  现在,在我们的个人电脑上最为流行的文字处理软件,除了常见的Word办公软件外,还有国产的WPS2000和WPS Office办公软件。软件直销网小编发现在WPS2000/Office中,不需要安装任何转换器,就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。不过,在Word97/2000/XP中,却无法读取WPS Office文档。其实,以前我们曾记得在Office2000安装光盘上,有一个WPS2WORD.EXE的程序,利用它就可以使Word读取 WPS2000文件。

  不过,经软件直销网小编试验,发现安装此转换器,无法使Word读取WPS Office文件。软件直销网小编在金山公司的网站上,发现他们已经推出了WPS Office的转换器,我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载。双击它会弹出所示的界面,点下“确定”钮,该程序会自动判断出你有没有安装过转换器,并会自动为你安装。以后打开Word后,在“打开”对话框中的“文件类型” 框中选择“WPS文件(*.wps)”列表项,选择需要编辑的WPS文件,点击“打开”后,即可直接打开WPS Office文件了,当然也能够读取WPS97/2000文件了。

  四、Word 2000的两种水印

  1、文字水印

  插入文字水印的步骤:单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令,可以插入不同颜色:样式:大小:方向和字体的水印,还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。

  编辑文字水印的方法:单击“视图”,选中“页眉和页脚”(出现“页眉和页脚”工具栏),把鼠标移到文字水印处单击,再单击“艺术字”工具栏,可以设置艺术字格式:艺术字形状:对艺术字作方位旋转:进行绕排等编辑操作,选中水印文字,单击右键,选择“设置艺术字格式——版式”,选择“衬于文字下方”,满意后,打开“视图”菜单,取消对“页眉和页脚”的选中(即去掉该项目前面的钩)。

  2、图片水印

  单击“插入——图片”,视图片的来源选“剪贴图”或“来自文件”,选定图片后向文档中插入图片。在图片插入处单击鼠标左键,出现“图片工具栏”(如果没有,请依次打开“视图——工具栏——图片”)。在“图片工具栏”要进行的几个关键编辑操作是:“文字绕排”选“衬于文字下方”,“图像控制”选“水印”。此外,还可以对图片亮度:对比度:尺寸等进行设置,满意后在文档其它处单击即退出水印编辑,一幅图片水印就制作好了。

  五、实现Word个性模板

  我们都知道,用Word办公软件建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米:高297毫米。不过,有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张, 这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置。同时,Word中默认生成的文档文件,是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能,可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。

  1、进入WordXP的模板文件夹,在Windows 9x和Windows Me下为C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows 2000和Windows NT上为C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册), 你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。

  2、单击“文件”——“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距,设置自己所需的值。软件直销网小编经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条,来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米。

  3、单击“格式”——“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。

  4、单击“文件”——“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,软件直销网小编将它保存为normal1.dot文件。

  5、再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中 normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件。按照此法,再将新的模板文件 normal1.dot重命名为normal.dot文件。

  6、上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,即可以用你刚才的设置,来进行文件处理了。

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